Er worden veel verschillende termen gehanteerd in ondernemersland. Zo worden ook de woorden ‘virtueel kantoor’ en ‘registratieadres’ regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl het toch echt twee andere begrippen zijn.
Het gewone kantoor kennen we allemaal: het is de fysieke plek waarin mensen samenwerken aan bedrijfsmatige taken. Een virtueel kantoor heeft daar veel van weg, al is het fysieke gedeelte minder van belang. Vaak wordt een virtueel kantoor gebruikt door een zelfstandige zonder personeel, de zzp’er, die geen kosten wil maken voor een dure kantoorruimte, maar wel graag professioneel over wil komen naar zijn klanten. Denk bijvoorbeeld aan zelfstandigen die veel onderweg zijn voor hun werk, nauwelijks klanten op hun eigen locatie ontvangen of het bedrag dat ze besparen op hoge huurkosten liever in de premie voor een serieuze arbeidsongeschiktheidsverzekering steken.
De term virtueel slaat dan op de taken die voor deze ondernemer overgenomen worden: zo is het meestal mogelijk om je post door te laten sturen (fysiek of gescand) of je telefoontjes te laten beantwoorden. Een virtueel kantoor wordt ook ingezet om een goede eerste indruk te maken als potentiële klanten je opzoeken op het internet. Een mooi kantoorpand in een grote stad op een toonaangevende locatie kijkt immers een stuk professioneler dan je jaren tachtig-rijtjeswoning met klimtoestel voor de deur…
Een registratieadres daarentegen is beperkter qua dienstverlening dan een virtueel kantoor, maar wél een veel gekozen oplossing door nogal wat startende ondernemers. Het grote voordeel is, ook hier, de scheiding tussen zakelijk en privé. Zo kan een zakelijk registratieadres, mits juist opgesteld, worden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en kunnen de contactgegevens (inclusief adres en telefoonnummer) extern gedeeld worden met prospects, klanten en leveranciers. Het helpt je enerzijds om als ondernemer betrouwbaar over te komen naar je doelgroep. En anderzijds blijft je woonadres buiten beeld. We kennen allemaal de gevallen waarin dat, bijvoorbeeld als er een conflict speelt, erg wenselijk is.
Mocht later blijken dat een virtueel kantoor, inclusief uitgebreidere dienstverlening, meer van toepassing is, dan kan er snel voor een uitbreiding naar een virtueel kantoor gekozen worden. En later, wanneer het bedrijf bijvoorbeeld groeit of van samenstelling verandert, kan er wanneer dit iets toevoegt, een overstap gemaakt worden naar een fysieke werkruimte. Daarin zijn er dan weer keuzes voor een flexwerkplek of een ruimte die altijd tot je beschikking staat. Dat laatste is de duurste optie, het zakelijke registratieadres het goedkoopste. Het een is niet beter dan het anders. Het is maar net wat bij de onderneming en de activiteiten daarin past.
Vragen? Bel even met 085 130 4512 of stuur een e-mail naar info@easystartoffice.com. We kijken uit naar je bericht en denken graag vrijblijvend met je mee.
