Preambule (Overwegingen)
Easystart Office Rotterdam B.V., gevestigd aan Posthoornstraat 17, 3011 WD Rotterdam, Nederland (KvK nr. 74492284), samen met de gelieerde Easystart Office vennootschappen (gezamenlijk “Easystart”, “Dienstverlener”, “wij”, “ons”), exploiteert een netwerk van coworking?gemeenschappen en biedt bedrijfsaccommodatie, maatwerk?werkplekken en aanverwante diensten, waaronder verhuur van vergader? en presentatieruimten.
De “Lid” (“u”, “Gebruiker”) is de onderneming, ondernemer of andere rechtspersoon die een schriftelijke dienstenovereenkomst met Easystart heeft gesloten. Het Lid neemt deel aan de coworking?gemeenschap van de Dienstverlener;
Easystart beheert de locatie, de postverwerking en de bijbehorende administratie voor het Lid.
Definities
“Overeenkomst” – deze Algemene Voorwaarden samen met het Orderformulier (dienstenovereenkomst) en de Privacyverklaring.
“CPI” – de consumentenprijsindex voor Alle Huishoudens zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).
“Ingangsdatum” – de ingangsdatum vermeld op het Orderformulier.
“Lid” – de natuurlijke of rechtspersoon die op het Orderformulier staat vermeld en de Diensften afneemt.
“Diensten” – de virtuele?kantoor?, coworking? en aanvullende bedrijfsondersteunende diensten die de Dienstverlener onder deze Overeenkomst levert.
“Huisregels” – de interne gedragsregels die gelden voor alle gebruikers van de locatie.
Overige gedefinieerde begrippen hebben de betekenis die elders in deze AV is gegeven.
1 Toepassingsgebied
1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder verzoek, aanbod, offerte, opdracht, overeenkomst, verlenging en elke andere rechtshandeling met betrekking tot de diensten van Easystart, ook indien er in een individueel document niet uitdrukkelijk naar deze voorwaarden wordt verwezen.
1.2 Per onderneming wordt één Overeenkomst gesloten. Meerdere ondernemingen met dezelfde eigenaar of bestuurder kunnen in één contract worden samengevoegd en gezamenlijk worden gefactureerd.
1.3 Een organisatie wordt tegenover Easystart uitsluitend vertegenwoordigd door haar bevoegde natuurlijke persoon/personen.
1.4 Lidmaatschappen zijn niet overdraagbaar en zijn uitsluitend gekoppeld aan de onderneming(en) die in de Overeenkomst worden genoemd.
1.5 Easystart kan naar eigen inzicht een aanvrager weigeren, onder andere maar niet uitsluitend wegens verboden of vergunningplichtige activiteiten op de locatie, integriteits? of compliancerisico’s, onvoldoende kredietwaardigheid of negatieve media.
1.6 Indien een Lid, al dan niet bewust, informatie die relevant is onder 1.5 achterhoudt, kan Easystart de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen zonder aansprakelijkheid. Administratieve kosten kunnen in rekening worden gebracht op grond van de Artikelen 8 en 16.
2 Looptijd, verlenging & opzegging
2.1 Initiële looptijd en stilzwijgende verlenging – Deze Overeenkomst vangt aan op de Ingangsdatum en duurt voor de Initiële Looptijd zoals vermeld op het Orderformulier. Daarna wordt zij automatisch verlengd met opeenvolgende perioden van twaalf (12) maanden (“Verlengingsperiode”) zonder voorafgaande schriftelijke kennisgeving.
2.2 Opzegging door het Lid – Het Lid kan de Overeenkomst te allen tijde opzeggen met inachtneming van een schriftelijke opzegtermijn van ten minste één (1) volledige facturatiemaand.
2.3 Opzegging door de Dienstverlener – De Dienstverlener kan de Overeenkomst opzeggen met een schriftelijke opzegtermijn van één (1) maand.
3 Pakketten & Toegang
3.1 Het lidmaatschap is gebaseerd op gedeeld gebruik van werkruimte op de in de dienstenovereenkomst genoemde locatie voor de duurzame uitoefening van de bedrijfsactiviteiten van het Lid.
3.2 De werkruimte mag uitsluitend voor kantoorwerkzaamheden worden gebruikt en is onderworpen aan de Huisregels.
3.3 Pakket “Registratieadres”
• Recht om het bedrijfsadres op de locatie in te schrijven.
• Coworking?toegang met dagpas in overleg beschikbaar tegen vergoeding.
3.4 Pakket “Unlimited Working”
• 24 / 7 Persoonlijke toegang tot de coworkingspace zonder extra kosten.
• Toegangsrechten zijn persoonlijk voor de hoofdcontractant en niet overdraagbaar.
• 3.5 Easystart kan de Huisregels aanpassen en wijzigingen aanbrengen in de indeling van gedeelde faciliteiten.
4 Vergoedingen & Betaling
4.1 De basiskosten van elk pakket staan vermeld in de dienstenovereenkomst (Orderformulier). Alle gepubliceerde prijzen zijn exclusief btw tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
4.2 Standaard prijslijst 2025 (excl. btw)
• Post scannen: inbegrepen
• Fysieke post doorsturen (incl. tot € 2,50 porto/week): € 12/maand
• Extra virtueel telefoonnummer: € 12/maand
4.3 Bijkomende portokosten of andere kosten van derden die Easystart namens het Lid maakt, worden apart gefactureerd.
4.4 Lidmaatschapskosten dienen te worden voldaan binnen veertien (14) dagen na factuurdatum. Vooruitbetaalde kosten worden niet gerestitueerd indien het Lid stopt met gebruik van de Diensten.
4.5 Aanpassingen van de vergoeding – De Dienstverlener mag de Lidmaatschapskosten eenmaal per kalenderjaar (ook retrospectief) aanpassen in lijn met de CPI (Alle Huishoudens) gepubliceerd door CBS, vermeerderd met een maximale marge van drie procent (5%). De Dienstverlener zal het Lid ten minste dertig (30) kalenderdagen van tevoren schriftelijk informeren over enige verhoging.
4.6 Het management kan in individuele gevallen maatwerkprijzen overeenkomen. Aanbiedingen blijven vier (4) weken geldig tenzij anders vermeld.
5 Bedrijfsregistratie & Postverwerking
5.1 Easystart ontvangt en verwerkt alle post namens het Lid.
5.2 Post kan worden geopend en gescand onder de door het Lid verleende permanente toestemming:
• Scannen is gratis voor normale correspondentie.
• Fysiek doorsturen is optioneel onder het tarief in Artikel 4.
• Na beëindiging markeert Easystart post als “retour afzender”; het bijwerken van het geregistreerde adres is de verantwoordelijkheid van het Lid.
• Gescande post wordt binnen vier weken veilig vernietigd; originelen zoals bankpassen en notariële akten worden opgeslagen en naar het Lid doorgestuurd.
6 Verplaatsing van de Dienst
6.1 Het Lid stemt onherroepelijk ermee in dat de Dienstverlener te allen tijde de levering van Diensten kan verplaatsen naar andere bedrijfsruimten binnen dezelfde gemeente, mits de nieuwe locatie (i) vergelijkbare toegang tot openbaar vervoer biedt en (ii) het Lid niet wezenlijk belemmert in het normale zakelijk gebruik van de Diensten.
6.2 Kennisgeving en overgang – De Dienstverlener geeft het Lid minimaal twee (2) maanden schriftelijke kennis van de Verplaatsing, met vermelding van het nieuwe adres en de geplande verhuisdatum.
6.3 Bezwaar van het Lid – Als het Lid redelijkerwijs meent dat de criteria in Artikel 6.1 niet zijn vervuld, moet het binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Het Lid kan de huidige locatie blijven gebruiken maar zal te goeder trouw meewerken aan het verhuisplan en alle praktische regelingen.
7 Opschorting & Beëindiging wegens Wanprestatie
7.1 Ernstige Wanprestatie – “Ernstige Wanprestatie” betekent:
a. in gebreke blijven bij de nakoming van deze Overeenkomst (inclusief tijdige betaling van Vergoedingen, naleving van deze Algemene Voorwaarden of medewerking aan rechtmatige compliance?controles of huisregels);
b. verstrekken van valse of misleidende informatie;
c. betrokken zijn bij, of faciliteren van, fraude, witwassen, enig ander strafbaar feit, of gedrag dat algemeen als onethisch wordt beschouwd;
d. niet melden en adequaat oplossen van incassoproblemen;
e. opzettelijk schade toebrengen aan de locatie of verstoring, verlies of reputatieschade veroorzaken voor de Dienstverlener of diens andere cliënten; of
f. het niet betalen van Vergoedingen binnen veertien (14) dagen na een tweede schriftelijke herinnering.
7.2 Hersteltermijn – Behoudens gevallen van Ernstige Wanprestatie zal de Dienstverlener het Lid schriftelijk in kennis stellen van de vermeende tekortkoming met een hersteltermijn van vijf (5) werkdagen. Indien het Lid binnen die termijn niet herstelt, kan de Dienstverlener de Diensten opschorten of de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.
7.3 Onmiddellijke maatregelen – In geval van Ernstige Wanprestatie kan de Dienstverlener onmiddellijk de toegang tot de locatie opschorten en de Overeenkomst beëindigen door middel van schriftelijke kennisgeving zonder rechterlijke uitspraak.
7.4 Incasso en tijdelijke opschorting – Indien een factuur na de betalingstermijn onbetaald blijft, kan de Dienstverlener de vordering uit handen geven aan een derde?partij incassobureau. Bovendien kan de Dienstverlener, indien zij een redelijke verdenking heeft van misbruik of oneigenlijk gebruik van de Diensten, zonder opgaaf van redenen en zonder aansprakelijkheid, de toegang van het Lid tot de Diensten opschorten, blokkeren of anderszins beperken.
7.5 Maatregelen Kamer van Koophandel – Wanneer zich een omstandigheid voordoet zoals beschreven in clausule 7.1, kan Easystart de Kamer van Koophandel verzoeken het Lid uit het Handelsregister te deregistreren of een onderzoek naar het Lid in te stellen.
8 Verplichtingen bij Einde Lidmaatschap
8.1 De verantwoordelijkheid van Easystart voor post eindigt op de datum van beëindiging/annulering.
8.2 Het Lid moet onmiddellijk het geregistreerde adres in het Handelsregister bijwerken.
8.3 Administratiekosten – De Dienstverlener kan een administratiekost van EUR 50 per week in rekening brengen indien het Lid het geregistreerde adres niet wijzigt in het Handelsregister na Beëindiging. De Dienstverlener verstrekt op verzoek een gespecificeerde factuur van zulke kosten.
9 Compliance (WWFT / KYC) & Gegevensbescherming
9.1 Wettelijk kader – Easystart is een “dienstverlener voor ondernemingen” in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) en moet klant?onderzoek, transactie?monitoring en melding van ongebruikelijke transacties uitvoeren zoals vereist door die wet, de EU?sanctieverordeningen en bijbehorende richtlijnen.
9.2 Onboarding due diligence – Voor aanvang van de Diensten verstrekt het Lid —voor eigen rekening— de gevraagde documenten, waaronder maar niet beperkt tot geldige en leesbare kopieën van: (a) oprichtingsakte of statuten; (b) actuele KvK?uittreksel; (c) paspoorten/ID?kaarten van bestuurders, eigenaren, aandeelhouders en UBO’s; (d) bewijs van privéadres; en (e) eventuele vergunningen of registraties relevant voor de activiteiten van het Lid.
9.3 Doorlopende screening – Easystart screent het Lid en zijn UBO’s op EU?, VN?, OFAC? en Nederlandse sanctielijsten bij onboarding en gedurende de looptijd van de Diensten. Het Lid zal op eerste verzoek binnen tien (10) dagen alle aanvullende gegevens verstrekken die redelijkerwijs nodig zijn voor her?screening.
9.4 Bewaartermijn – Alle KYC?dossiers en transactiegegevens worden vijf (5) jaar na beëindiging van de Overeenkomst bewaard—of langer indien een wettelijke bewaartermijn geldt—en worden daarna veilig vernietigd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
9.5 Recht op opschorting / beëindiging – Het niet binnen de gestelde termijnen verstrekken van accurate en volledige WWFT?informatie of enig vermoeden van witwassen, terrorismefinanciering, sanctie?ontwijking of andere strafbare feiten vormt een Ernstige Wanprestatie onder Artikel 7 en geeft Easystart het recht om (i) de Diensten op te schorten of (ii) de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. In een dergelijk geval is de einddatum onmiddellijk van kracht en worden vooruitbetaalde bedragen niet gerestitueerd.
9.6 Gegevensbescherming – Alle persoonsgegevens die onder deze Overeenkomst worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van deze Overeenkomst en in overeenstemming met de Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving.
9.7 Samenwerking en doorlooptijd – Het Lid zal volledig meewerken aan alle redelijke verzoeken van Easystart, de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank of enige andere bevoegde instantie met betrekking tot compliance?gerelateerde informatie. Niet?naleving vormt een Ernstige Wanprestatie onder Artikel 7.
9.8 Wijzigingsmeldingen – Het Lid stelt Easystart onverwijld schriftelijk op de hoogte van elke wijziging in de structuur, zeggenschap of eigendom, met inbegrip van wijzigingen in UBO’s, aandeelhouders, gemachtigde personen of vertegenwoordigers.
10 Geleverde Diensten
10.1 Easystart levert elektriciteit, verwarming, water, schoonmaak, internet en receptiediensten, en biedt vergader? en presentatieruimten voor afzonderlijke huur.
10.2 Easystart zorgt voor de beschikbaarheid van geschikte werkplekken.
10.3 Pakketten kunnen evolueren; maatwerkafspraken zijn mogelijk op basis van schriftelijke overeenstemming.
10.4 Leden kunnen de volgende gelieerde locaties op dezelfde basis gebruiken (lokale tarieven en beschikbaarheid zijn van toepassing):
• Easystart Office Amsterdam B.V. – Kraijenhoffstraat 137A, 1018 RG Amsterdam
• Easystart Rotterdam B.V. – Overwegwachter 4, 3034 KG Rotterdam
• Easystart Office Rotterdam B.V. – Posthoornstraat 17, 3011 WD Rotterdam
• Easystart Office Rotterdam IV B.V. – Posthoornstraat 11, 3011 WD Rotterdam
• Easystart Office Rotterdam III B.V. – Blaak 520, 3011 TA Rotterdam
11 Fair?Use Printing
11.1 Een gedeelde printer / scanner / kopieerapparaat is beschikbaar voor incidenteel zakelijk gebruik onder een fair?use?beleid.
12 Inventaris & Installaties
12.1 Met voorafgaande goedkeuring mogen leden meubilair of apparatuur gedurende de werkweek in de werkruimte achterlaten.
12.2 Dergelijke items blijven volledig voor risico van het Lid; Easystart aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies of schade.
12.3 Geen structurele wijzigingen—waaronder buitensigning / gevelreclame —mogen worden aangebracht zonder schriftelijke toestemming van Easystart.
13 Financiële Moeilijkheden
13.1 Het Lid moet Easystart onmiddellijk schriftelijk ([email protected]) in kennis stellen indien het:
a. openstaande belastingschulden heeft;
b. bedragen verschuldigd is aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB);
c. geconfronteerd wordt met incassoprocedures;
d. in surseance van betaling verkeert of failliet is.
13.2 Het niet melden kan resulteren in administratieve kosten van minimaal € 500 + 21?% btw.
13.3 Eventuele administratieve boete zal de limiet in Artikel 8.3 respecteren.
14 Privacy
14.1 Easystart verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verstrekt deze uitsluitend aan bevoegde autoriteiten. Raadpleeg de Privacyverklaring op onze website.
15 Aansprakelijkheid & Vrijwaring
15.1 Het Lid is aansprakelijk voor alle schade die Easystart lijdt als gevolg van enige tekortkoming of handeling/nalaten van het Lid, diens personeel of door hem toegelaten derden, waaronder (maar niet beperkt tot) directe schade, bedrijfsonderbreking, materiële schade en juridische kosten.
Elke tekortkoming van het Lid geeft de Dienstverlener het recht het Lid te verplichten de tekortkoming en/of de gevolgen daarvan onmiddellijk geheel of gedeeltelijk te herstellen, voor rekening en risico van het Lid.
Het Lid is aansprakelijk voor alle schade die de Dienstverlener lijdt, ongeacht of die schade het gevolg is van het niet-nakomen van verplichtingen of van andere handelingen/nalatigheden van het Lid, diens personeel of door hem ingeschakelde derden, voor zover die verband houden met (de uitvoering van) de Overeenkomst.
De aansprakelijkheid van het Lid omvat zowel directe als indirecte schade en gevolgschade, waaronder in ieder geval (maar niet uitsluitend) bedrijfsschade, schade aan materialen, persoonlijke eigendommen van de Dienstverlener en gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
15.2 Het Lid vrijwaart Easystart, haar personeel en gelieerde vennootschappen tegen alle aanspraken of boetes van derden die voortvloeien uit het handelen van het Lid en houdt hiervoor een toereikende verzekering in stand.
15.3 De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade aan personen of goederen van de klant of derden die is veroorzaakt door zichtbare of onzichtbare gebreken in de ruimte, het complex of het gebouw, of door weersomstandigheden, gas-, water- en lichtvoorzieningen of andere onvoorziene gebeurtenissen.
15.4 De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor bedrijfsschade van de klant als gevolg van haar werkzaamheden of (on)bereikbaarheid. Schade of kosten die voortvloeien uit fouten van medewerkers van de Dienstverlener kunnen niet op haar worden verhaald.
15.5 Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming in de nakoming van verplichtingen (uitgezonderd betalingsverplichtingen) indien die vertraging of tekortkoming het gevolg is van een gebeurtenis buiten de redelijke controle van die Partij, waaronder (maar niet beperkt tot) natuurrampen, epidemieën of pandemieën, overheidsmaatregelen, oorlog, burgerlijke onrust, brand, overstroming, uitval van nutsvoorzieningen of arbeidsconflicten (“Overmacht”).
15.6 De totale gecumuleerde aansprakelijkheid van de Dienstverlener voor directe schade is beperkt tot een bedrag gelijk aan twaalf (12) maanden aan door het Lid in het betreffende jaar daadwerkelijk betaalde Lidmaatschapskosten.
15.7 Easystart is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade van het Lid, waaronder verlies van winst, omzet, goodwill of gegevens.
15.8 Kosten die Easystart maakt wegens nalatigheid van het Lid zijn op het Lid verhaalbaar en onmiddellijk opeisbaar.
15.9 Het Lid is verantwoordelijk voor verlies of beschadiging van gegevens, aanspraken van derden en gevolgschade.
16 Geen Huurrechten & Diversen
16.1 Geen huurrecht – Niets in deze Overeenkomst creëert een huurrecht (huurrecht ex Boek 7 BW). Het Lid verkrijgt uitsluitend een contractueel recht op dienstverlening. Het Lid erkent dat (a) de Dienstverlener de uiteindelijke controle over het pand behoudt; (b) werkplekken niet-exclusief zijn en kunnen wijzigen; en (c) de Overeenkomst geen sleutels of exclusief bezit van enig deel van het pand verleent.
16.2 Easystart kan haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst aan een derde overdragen.
16.3 Neemt het Lid een werknemer van Easystart in dienst, dan is het Lid een vergoeding verschuldigd ter hoogte van tien (10) maanden bruto-salaris van die werknemer.
16.4 Indien een bepaling van deze AV nietig of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht; de ongeldige bepaling wordt vervangen door een rechtsgeldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
17 Toepasselijk Recht & Jurisdictie
Deze AV en alle daarmee samenhangende Overeenkomsten worden beheerst door Nederlands recht. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij Easystart voor een andere bevoegde rechter kiest.
Akkoord
Door het Orderformulier te ondertekenen of anderszins gebruik te maken van de Diensten van Easystart bevestigt het Lid deze Algemene Voorwaarden te aanvaarden.
Deze Algemene Voorwaarden vervangen en hebben voorrang boven alle eerder uitgegeven voorwaarden, contracten, voorstellen, offertes, brochures, e-mails of andere communicatie met betrekking tot de Diensten, tenzij een later document uitdrukkelijk en schriftelijk vermeldt dat het deze Algemene Voorwaarden buiten werking stelt.
