Updated on 27 augustus 2023
Een geweldige manier om het beste uit je onderneming te halen, is het bijhouden van de mate van efficiëntie en effectiviteit in je dagelijkse werkzaamheden. In wat meer simpele bewoordingen, betekent dit in feite dat je in zo weinig mogelijk tijd, zoveel mogelijk op de juiste manier gedaan krijgt. Dat klinkt echter eens tuk simpeler, dan het in werkelijkheid is. Veel ondernemers kampen met timemanagement problemen, geen goede werkplek en ook stelselmatige afleiding en de perikelen die hiermee gepaard gaan. Het is voor ondernemers soms een lastige opgave, om de uren die tot hun beschikking staan zo goed mogelijk in te delen. Daarnaast kan het vaak ook lastig zijn om de juiste prioriteiten te stellen, zeker wanneer je op dagelijkse basis met een teveel aan activiteiten en verplichtingen worstelt. Het allereerste dat je dan dient te doen, is orde scheppen in de chaos en je dagindeling geheel omgooien. Je kunt bijvoorbeeld op andere uren gaan werken, een andere werkplek realiseren, apps en tools gebruiken ter bevordering van je efficiëntie en effectiviteit en bijhouden welke veranderingen werken en welke geen of weinig effect hebben. In dit artikel lichten we toe, hoe jij als ondernemer meer uit je tijd kunt halen, op een slimmere manier kunt werken en wat voor uitwerking dit heeft op je bedrijf.
Efficiëntie en effectiviteit zijn twee verschillende termen, die weliswaar op elkaar lijken, maar niet geheel hetzelfde zijn. Efficiëntie wordt omschreven als het trachten te bereiken van een specifiek doel, doch gebruikmakend van zo weinig mogelijk middelen. Het wordt ook wel eens doelmatigheid genoemd: hoe je optimaal een doel kunt bereiken zonder veel tijd en middelen te investeren. Vanzelfsprekend is dit een ontzettend belangrijke voorwaarde voor succes als ondernemer, want hoe beter je hierin wordt, hoe minder tijd en middelen je nodig zult hebben, om een goed resultaat te behalen. En dit zie je vanzelfsprekend terug in de opbrengsten van je onderneming, omdat de kosten steeds lager worden. Het goed bijhouden van je kosten en baten is een wettelijke voorwaarde, maar je kunt er als ondernemers ook zeer waardevolle informatie uit halen die van algemeen nut is voor je dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Hoe efficiënter je werkt, hoe makkelijker het wordt om doelen überhaupt te behalen, waardoor je steeds hogere doelen kunt nastreven. Zo werk je tegelijkertijd aan je professionele ontwikkeling als ondernemer. In dit artikel kun je lezen, waarom dit belangrijk is voor elke ondernemer. Kortom: besteed dus zeker aandacht aan de manier waarop je doelen behaalt. Indien je dit kunt verbeteren, dan verbeter je doorgaans direct het gehele werkproces, waardoor je onderneming sneller en beter kan groeien.
Naast efficiëntie speelt effectiviteit ook een grote rol. Deze twee termen worden veelal samen gebruikt omdat ze elkaar goed aanvullen, maar ze zijn zeker niet identiek. Effectiviteit vertelt je, óf je een bepaald doel kunt realiseren en wordt ook wel aangeduid met het synoniem doeltreffendheid. Dit verschilt van efficiëntie omdat het niet meer gaat over de middelen die je gebruikt, maar puur over het vermogen om doelen te behalen. Als je bijvoorbeeld bepaalde bedrijfsprocessen hanteert, dan kun je de effectiviteit meten van die processen door te kijken naar het hoogst haalbare doel. Daarna kun je afwijkende processen bestuderen, om te achterhalen welke processen het meest effectief zijn. Op een heel simpele manier kun je het vergelijken met machinale werkzaamheden. Stel, je wilt 100 kilo appels op een dag verpakken en je bent op zoek naar een machine die dit deels voor je kan oppakken, in combinatie met menselijke arbeid. Dan dien je te kijken naar de hoeveelheid appels die zo’n machine per dag aan kan, om te achterhalen of de machine geschikt is voor jouw doel. Vaak kom je er achter dat meerdere machines dit kunnen, dus de machines zijn allemaal effectief. Efficiëntie kun je vervolgens meten, door te kijken welke machine het snelst die 100 kilo appels kan verpakken, liefst ook nog met zo min mogelijk elektriciteit en manuele hulp van medewerkers. Je effectiviteit meten als ondernemer doe je dus door doelen te stellen en te kijken, of je deze doelen ook daadwerkelijk behaalt. Doelen behalen geeft zekerheid, waardoor je bedrijf stabiel blijft en jij je geen zorgen hoeft te maken over de toekomst van je onderneming.
Wil je aan de efficiëntie en effectiviteit werken, dan zul je allereerst bepaalde doelen moeten omschrijven die je wilt behalen. Een fijne manier om dit op een haalbare en realistische wijze vast te stellen, is door zogeheten Smartdoelen te definiëren. Deze methode houdt in, dat je doelen aan de volgende voorwaarden voldoen:
Wanneer je doelen opstelt die hier aan voldoen, dan is het vele malen realistischer en gemakkelijker om die doelen ook daadwerkelijk te behalen. Je hebt er immers niets aan, wanneer je doelen opstelt die onhaalbaar zijn. Neem het voorbeeld van de appels: als jij een hoeveelheid appels wilt verpakken met slechts één machine, maar er bestaat geen enkele machine die zoveel appels per dag kan verpakken, dan kun je je doel gewoonweg niet behalen. Let er dus op, dat je doelen die je definieert haalbaar zijn. Vervolgens kun je je doelen toetsen aan bijvoorbeeld de doelen van concurrenten, om te zien of deze enigszins vergelijkbaar zijn. Wanneer je concurrenten hebt die het in jouw optiek goed doen, dan is het wijs om met vergelijkbare ambities en doelen op de proppen te komen.
Heb je eenmaal doelen opgesteld? Dan zul je vervolgens tijd vrij moeten maken, om deze doelen te kunnen behalen. Dit lijkt op het eerste gezicht veel simpeler dan het in werkelijkheid is. Zeker als het geheel nieuwe doelen betreft, want je zult allereerst uit moeten proberen, hoeveel tijd je precies nodig hebt om zo’n doel te behalen. Daarna volgt nog een periode van oefening en afstemming, totdat je een realistisch beeld hebt van de gemiddelde hoeveelheid tijd die nodig is, om een bepaald doel of resultaat te behalen. Heb je dit eenmaal in kaart, dan kun je gaan knutselen met de tijd die je beschikbaar hebt voor je werk. Een vaak gehoorde klacht van ondernemers is, dat ze niet altijd in staat zijn om hun tijd optimaal te benutten. Hier kunnen diverse oorzaken aan ten grondslag liggen, zoals piek- en dalmomenten, afleiding tijdens het werk, vermoeidheid, stress en onvoldoende aandacht. Het is verstandig om voor jezelf een periode op te schrijven, wanneer je voor je gevoel het beste kunt werken. Sommige ondernemers ervaren vooral vroeg in de ochtend veel energie en concentratie, terwijl anderen juist in de avonden pieken.
Je kunt dan je doelen voor een dag, week en maand uitschrijven, waarna je elke week een ander ritme probeert. Naast het tijdstip waarop je werkt, kun je ook variëren met de duur van je werktijd. Veel ondernemers werken gewoon fulltime, net als de meeste werknemers. In de meeste gevallen emuleren ze dientengevolge een standaard werkdag, met twee korte pauzes van een kwartier en een lange pauze van een half uur. Het probleem met deze aanpak is echter, dat een 9-tot-5-mentaliteit niet voor eenieder is weggelegd. Sterker nog; veel ondernemers zeggen juist hun baan op, omdat ze niet kunnen functioneren binnen dergelijke strakke kaders. Je kunt dus in feite uitgaan van de hoeveelheid uren die je zelf wilt werken, maar deze op een meer creatieve wijze indelen. Ben je iemand die vooral in de ochtend piekt? Dan kan je proberen om eerder op te staan, bijvoorbeeld 4 of 5 uur in de ochtend. Omdat het dan nog helemaal stil is buiten, zal je concentratie een stuk hoger liggen dan normaal, vanwege het gebrek aan afleiding. Als je dit volhoudt tot pek ‘m beet 9 uur ’s ochtends, dan heb je al 4 tot 5 uur werk af voordat anderen met hun dag beginnen! En zodoende ook veel meer vrije tijd gedurende de dag. Als je geen ochtendmens bent, dan kun je juist enkele uren in de avond plannen. Speel hier vooral mee en let op de momenten, waarop je je optimaal en geconcentreerd voelt: dat zijn je piekmomenten. Indien je op deze tijden gaat werken, dan zal je effectiviteit en efficiëntie het hoogst liggen.
Naast het beter indelen van je (werk)tijden, is de wijze waarop je die tijd benut ook erg belangrijk. Heb je eenmaal perfecte werktijden voor jezelf gevonden? Denk dan ook aan de setting waarin je je bevindt. Erg veel (online) ondernemers werken vanuit huis, omdat dat de meest kostenbesparende en handige oplossing is. Daarentegen loop je thuis vaak tegen bergen afleiding aan. Niet alleen van huisgenoten en huisdieren die je aandacht vragen, maar ook taken die je nog niet hebt afgerond, persoonlijke verplichtingen en afleiding in de vorm van entertainment, zoals een televisie en telefoon. Het is verstandig, om alle mogelijke vormen van afleiding zoveel mogelijk te beperken. Leg je telefoon dus weg, zodat je geen berichten krijgt die je continu uit je concentratie halen. Investeer in een zakelijke telefoon, indien je veel moet bellen voor je bedrijf. Zet geen apps op de telefoon, maar gebruik deze puur voor communicatie. Zorg ook voor een ordelijke werkplek en alle spullen die je nodig hebt binnen handbereik, zodat je niet onnodig hoeft te lopen.
Indien je thuis een apart kantoortje kunt realiseren, dan is dit uiteraard ideaal. Lukt dit niet? Probeer dan te werken wanneer zo min mogelijk huisgenoten in de woning zijn. Wanneer je merkt dat je toch last hebt van afleiding, of wanneer je zelf vooral snel raakt afgeleid, dan kan een speciale tool handig zijn die gericht is op het behouden van je concentratie tijdens je werk. Er zijn diverse apps waarmee je dit kunt bereiken, deze kun je instellen naar je eigen behoefte. Tijdens het gebruik van de app concentreer je je enkel en alleen op je werk, alle andere zaken zijn uit den boze. Als het alarm af gaat, heb je even pauze, om thee te zetten, of je e-mail te checken. Op deze manier werk je zo efficiënt mogelijk, want je benut letterlijk 100% van je werktijd voor je werk. Het is wel belangrijk om voldoende pauzes te nemen, omdat je anders vermoeid kunt raken door de (hyper)concentratie. Ga dus zeker één keer per uur even 5 minuten je benen strekken en neem na elke 2 uur werken een iets langere pauze. Kijk voor jezelf hoe lang je dit volhoudt en wanneer je aandacht en concentratie begint te verslappen: dit is waarschijnlijk jouw grens. Het beste is om dan in blokken te werken gedurende de dag, waarbij je minimaal een uur rust neemt tussen de blokken. Zo blijft je concentratie optimaal en werk je zowel efficiënt, als effectief aan je zelf gecreëerde doelen. Wanneer je dit vervolgens langdurig volhoudt, dan zul je zien dat je bedrijf binnen no-time enorme stappen vooruit maakt.
Veruit de meeste ondernemers werken alleen, maar het kan natuurlijk zo zijn, dat je in een ruimte met anderen werkt. Naast huisgenoten, kunnen dit ook collega-ondernemers zijn, bijvoorbeeld wanneer je op een coworking locatie werkt, of derden wanneer je vaak in publieke ruimten werkzaam bent. Het voordeel van de meeste coworking locaties is dat deze doorgaans ook stilteruimten hebben. Ben je gevoelig voor afleiding en geluiden, dan is dit de perfecte oplossing voor jou. Je kunt ook opteren voor een goede koptelefoon, die tevens over een geluiddempende functie beschikt. Als je een rustig muziekje afspeelt dat je concentratie verhoogt, dan zou je ook prima geconcentreerd moeten kunnen werken. Indien je samen met andere ondernemers werkt, geef dan gerust aan wanneer je je concentratie voor je werk nodig hebt en derhalve even liever niet gestoord wordt. Alle ondernemers zullen dit begrijpen, aangezien ze allemaal voor dezelfde opgave staan. Je kunt dan tijdens je pauze gerust een praatje maken, waardoor het ook gezellig blijft. Het is bovendien ook prettig om met anderen te werken, omdat je niet zelden tot interessante nieuwe ideeën kunt komen, of oplossingen voor problemen die initieel onoplosbaar waren. Werk je vooral vanuit huis? Dan is coworking met name een interessant initiatief, waardoor je je bedrijf sneller op de kaart kunt zetten.
Thuiswerken heeft voordelen, zoals het comfort van je eigen woning, privacy en vrijheid om je werk en tijd geheel zelf in te delen. Er kleven echter ook substantiële nadelen aan, zoals een grote mate van afleiding, allicht geluidsoverlast van huisgenoten, isolement als ondernemer en ook te veel risico op werkontwijkend gedrag. Daarom doe je er verstandig aan als ondernemer, om alle mogelijke opties op z’n minst een keer uit te proberen. We hebben hierboven al kort de voordelen van coworking uiteen gezet, omdat we uit ervaring weten dat ondernemers hier bijzonder positief over zijn, nadat ze het eenmaal hebben uitgeprobeerd. Ondernemers missen vaak de saamhorigheid van een reguliere werkplek, zeker wanneer iemand een deel van diens leven in loondienst heeft gewerkt. De overstap naar ondernemerschap kan soms erg drastisch blijken, vooral wanneer je vervolgens alleen maar thuis werkt. Werkplekken hebben niet voor niets een sociale component: niet alleen maar zodat je kunt overleggen over je werk, maar ook om het gezellig te maken. Anders zou iedereen op een apart kantoor zitten – niet echt een ideale situatie.
Indien je als ondernemer meer wilt doen aan het opbouwen van sociale contacten, dan is coworking veruit de meest efficiënte en effectieve oplossing. Het brengt diverse voordelen met zich mee, zoals:
Het enige dat je hiervoor moet doen is reizen, maar dat is met een doorsnee baan ook het geval. De voordelen die je ervoor terug krijgt zijn echter substantieel. Niet zelden leer je mensen kennen die je op één of andere manier verder helpen bouwen aan je onderneming. Tegelijkertijd is de kans ook aanwezig, dat jij een ander ergens mee kunt helpen. Je hoeft zodoende ook minder tijd aan acquisitie te besteden, omdat je dat al doet op het moment dat je een nieuwe ondernemer ontmoet. Dit kan je zomaar veel tijd schelen.
Wil je graag eens een dag(deel) komen kijken op een professionele en moderne coworking locatie? Wij bieden meerdere coworking locaties op uitstekend bereikbare plekken aan in Rotterdam en Amsterdam, die van alle faciliteiten zijn voorzien. Je kunt bij ons plaatsnemen in gemeenschappelijke ruimten, maar we beschikken ook over kleinere aparte kantoren, indien je soms liever afgezonderd aan de slag gaat. Wij werken op basis van flexibele abonnementen, die je maandelijks kunt opzeggen. Het is niet de bedoeling dat je ergens aan vast zit, indien onze dienstverlening uiteindelijk niet bij je blijkt te passen. Vele zelfstandig ondernemers zijn je echter reeds voorgegaan en komen regelmatig bij ons werken. Je kunt een professionele werksfeer verwachten met gelijkgestemde ondernemers, daarbovenop voldoende ruimte voor het ontwikkelen en uitbouwen van je eigen ideeën en netwerk. Een extra optie betreft het inschrijven van je bedrijf op één van onze adressen, waardoor je onderneming direct een professionele uitstraling krijgt. Informeer gerust bij ons naar de vele mogelijkheden, wij helpen je graag verder met gedetailleerde informatie.
