Easystart Office gelooft in ondernemerschap, daarom bieden wij zelfstandig ondernemers diverse ondersteunende diensten om het jou vooral zo gemakkelijk mogelijk te maken. Een probleem waar veel (startende) ondernemers tegenaan lopen, is het feit dat je met een nogal groot aantal nevenwerkzaamheden te maken krijgt zodra je voor jezelf begint. Je bent niet alleen maar bezig met je hoofdwerkzaamheden, ook wel je corebusiness genoemd, maar daarnaast met allerlei taken die jouw onderneming ondersteunen en ook nog eens volgens de Nederlandse wet verplicht zijn. Denk zoal aan het bijhouden van een correcte bedrijfsadministratie, het aanvragen van vergunningen en het inhuren en betalen van personeel.
Om het jezelf wat makkelijk te maken, kun je daarom bepaalde taken uitbesteden. In dit artikel zullen we daar dieper op in gaan. Easystart Office kan jou uitstekend helpen met het vergroten van je kansen als ondernemer, omdat wij je in contact kunnen brengen met diverse derde partijen en andere ondernemers. Hiertoe bieden wij meerdere moderne en zeer centraal gelegen coworking locaties aan in Amsterdam en Rotterdam, waar je 24 uur per dag en 7 dagen per week kunt (net)werken. Ook kun je bij ons een zakelijk registratieadres afnemen, waardoor je werk en privé beter kunt scheiden en je bedrijf een professionele boost mee kunt geven.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw onderneming? Lees dan snel verder over de mogelijkheden die je kunt creëren door werkzaamheden uit te besteden, of neem direct contact met ons op voor persoonlijk advies.
Veruit het grootste verschil tussen een baan en zelfstandig ondernemerschap is het grote aantal extra werkzaamheden dat je als ondernemer dient uit te voeren. Loondienst is meestal gericht op het uitvoeren van een zeer specifieke kerntaak, al dan niet met wat extra verantwoordelijkheden en vergelijkbare werkzaamheden. Maar in de regel wordt iets van je gevraagd dat strak omkaderd is. Als ondernemer wordt juist van je verwacht dat je van alles tegelijk oppakt en ook nog met succes. Vooral voor jonge en startende ondernemers kan dit overweldigend zijn. Daarom hebben wij een lijst gemaakt van de meest gebruikelijke extra werkzaamheden waar ondernemers mee geconfronteerd worden en hoe je dit voor jezelf zo simpel en efficiënt mogelijk kunt indelen en regelen.
Ondernemers moeten vaak een grote hoeveelheid aan taken beheren die verder gaan dan hun kernactiviteiten, om ervoor te zorgen dat hun bedrijfsactiviteiten soepel en succesvol verlopen. Ook zijn er diverse taken die bij wet geregeld zijn, zoals het indienen van belastingopgaven. Hieronder hebben wij de meest gebruikelijke extra taken en verantwoordelijkheden opgesomd en toegelicht.
Denk hierbij aan taken die te maken hebben met bedrijfsregistratie, zoals ervoor zorgen dat het bedrijf wettelijk is geregistreerd en voldoet aan de lokale wetgeving. Daarnaast ook de algemene administratie, dat houdt in dat je nauwkeurig gegevens bijhoudt van transacties, contracten en andere belangrijke documenten. Ook verzekeringen vallen onder deze noemer, onder andere het regelen van een bedrijfsverzekering, inclusief aansprakelijkheids-, eigendoms- en werknemersdekking (indien van toepassing).
Hieronder valt uiteraard de boekhouding, want als ondernemer ben je verplicht alle financiële transacties bij te houden, facturen te beheren en rekeningen up-to-date te houden. Ook belastingnaleving is erg belangrijk door het tijdig indienen van belastingaangiften, de btw beheren en zorgen voor naleving van lokale belastingwetten. Wanneer je medewerkers in dienst hebt, dan dien je ook een salarisadministratie bij te houden voor alle werknemers, inclusief alle relevante belastinginhoudingen en -voordelen. Vergeet ook budgettering niet, want je zult budgetten moeten maken en bewaken om je cashflow en uitgaven effectief te beheren. En als laatste kunnen ook mogelijke financieringen en leningen worden benoemd, indien je besluit een financiering of leningen af te sluiten en te beheren.
Naast bovenstaande verplichtingen zul je ook veel contracten en overeenkomsten afsluiten met klanten, leveranciers en partners, welke je telkens zult moeten opstellen, verzenden, beoordelen en beheren. Intellectueel eigendom valt hier ook onder, aangezien je intellectueel eigendom dient te beschermen, inclusief handelsmerken, patenten of auteursrechten. En gegevensbescherming is ook een belangrijke taak. Zorg voor de naleving van wetten als het gaat om gegevensbescherming, zoals de AVG, bij het omgaan met klantgegevens.
Ben je van plan medewerkers in dienst te nemen? Dan komen hier ook aardig wat taken bij kijken. Denk aan het aannemen van mensen, waaronder werkzaamheden vallen zoals werving en selectie van nieuwe werknemers of contractanten en nieuwe medewerkers inwerken. Ook is er sprake van continu medewerkersbeheer, want je zult werknemersrelaties moeten onderhouden door middel van het beoordelen van hun prestaties en ontwikkeling. En zorg voor een concreet en duidelijk HR-beleid. Ontwikkel en handhaaf bedrijfsbeleid met betrekking tot gedrag op de werkplek, verlof en voordelen, om maar wat voorbeelden te noemen.
Om je bedrijf in de markt te zetten én een goede marktpositie te behouden, zul je ook taken op dit gebied moeten oppakken. Denk aan branding, wat gericht is op het ontwikkelen en onderhouden van een consistent merkimago en algeheel bericht naar je klanten toe. Ook digitale marketing is belangrijk tegenwoordig, je zult sociale media moeten beheren en e-mailcampagnes en online advertenties lanceren. Contentcreatie valt hier ook onder, dus het produceren van marketingmateriaal zoals blogs, video's en nieuwsbrieven. Je zult ook aan je verkoopstrategie moeten werken. Ontwikkel en voer een verkoopstrategie uit om klanten aan te trekken en te behouden. Gebruik ook goede Customer Relationship Management (CRM)-tools om klantinteracties en -gegevens te beheren.
Wanneer je met fysieke goederen werk, zoals import en export, dan komen er ook wat extra taken bij. Denk aan Supply Chain Management, wat betekent dat je toezicht moet houden op de inkoop van goederen en diensten en leveranciersrelaties beheren. Voorraadbeheer speelt ook een grote rol, want je moet voorraadniveaus volgen en beheren om aan de vraag van klanten te voldoen zonder over of onder bevoorrading. En denk aan alle logistieke werkzaamheden, zoals verzend-, leverings- en retourprocessen efficiënt uitvoeren en beheren.
Tegenwoordig ontkom je hier niet meer aan, want vrijwel alles is inmiddels gedigitaliseerd. Je zult aandacht moeten besteden aan websitebeheer. Bouw, onderhoud en update de website van je bedrijf om aan de constante eisen en veranderingen te kunnen voldoen. Zorg ook voor voldoende aandacht voor cybersecurity, door middel van het beschermen van je bedrijf tegen cyberdreigingen door beveiligingsmaatregelen te implementeren. En selecteer en beheer de juiste en meest passende softwaretools voor diverse doeleinden zoals projectbeheer, de boekhouding en communicatie.
Een belangrijk onderdeel van het uitbreiden en onderhouden van je bedrijf bestaat uit netwerken. We zullen later in het artikel hier iets dieper op ingaan, onder meer hoe coworking je hierbij fantastisch kan helpen. Netwerken is op veel manieren mogelijk, bijvoorbeeld door het bijwonen van branche-evenementen, conferenties en meetups om relaties op te bouwen en op de hoogte te blijven van actualiteiten. Daarnaast kunnen zakelijke partnerschappen je erg veel steun geven. Vorm strategische partnerschappen om je zakelijke aanbod te verbeteren of nieuwe markten te betreden.
Je bedrijf moet nu goed functioneren, maar natuurlijk ook op de langere termijn. Hiertoe kun je een sterke zakelijke planning opstellen. Ontwikkel en update hiertoe je bedrijfsplan regelmatig, om specifieke doelen en strategieën vast te stellen. Voer ook het nodige marktonderzoek uit om nieuwe markttrends en klantbehoeften te begrijpen. En zorg voor continu innovatie, door middel van het voortdurend zoeken naar manieren om producten of services te innoveren om concurrerend te blijven ten opzichte van je concurrenten.
Het aantrekken van klanten is één van de meest belangrijke taken die je als ondernemer zult moeten uitvoeren, maar het behouden van klanten is minstens net zo belangrijk. Dit regel je onder andere door middel van het aanbieden van afdoende ondersteuningskanalen, zoals e-mail, telefoon of chat. Zorg ook voor een voldoende mate van feedbackbeheer door het verzamelen van en te handelen naar feedback van klanten, om je producten en services constant te verbeteren en op de wensen van je klanten af te stemmen.
In bepaalde beroepen zul je ook te maken krijgen met compliance en risicomanagement. Dit houdt bijvoorbeeld risicobeoordeling in, waarbij je potentiële risico's voor het bedrijf identificeert en mitigatiestrategieën ontwikkelt, om hiermee om te kunnen gaan. Daarnaast zijn gezondheid en veiligheid ook van groot belang, vooral als je werknemers in dienst hebt, of klanten op locatie ontvangt. Zorg voor voldoende veiligheid op de werkplek en de naleving van gezondheidsvoorschriften.
Duurzaamheid staat tegenwoordig hoog op diverse agenda’s. Je kunt investeren in duurzaamheidspraktijken door het implementeren van milieuvriendelijke praktijken en het verminderen van de CO2-voetafdruk van je bedrijf. Coworken is trouwens een geweldige manier om dit te doen, omdat je samen met andere ondernemers gebruik maakt van één locatie en zo enorm op energievoorzieningen bespaart, bijvoorbeeld. Daarnaast kun je betrokkenheid tonen voor de gemeenschap, door deel te nemen aan initiatieven voor maatschappelijke dienstverlening of maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).
Zoals je ziet, zijn er nogal wat nevenactiviteiten en taken die je als ondernemer op zult moeten pakken. Het effectief en goed beheren van deze taken vereist zorgvuldige planning, organisatie en soms dus ook de hulp van professionals zoals accountants, juridische adviseurs en marketingspecialisten, maar ook andere ondernemers die gespecialiseerd zijn op één bepaald gebied. Door deze verantwoordelijkheden in evenwicht te brengen, kunnen ondernemers zich richten op de groei van hun kernactiviteiten en tegelijkertijd de operationele stabiliteit van hun bedrijf waarborgen.
Als ondernemer sta je vaak voor de uitdaging om te bepalen welke taken je zelf uitvoert en welke je beter kunt uitbesteden. Dit besluit kan afhangen van verschillende factoren, zoals je eigen expertise, tijdsbeheer en de aard van de werkzaamheden. Ten eerste is het belangrijk om je eigen vaardigheden en kennis te evalueren. Als je bijvoorbeeld een expert bent op het gebied van marketing, kun je ervoor kiezen om deze werkzaamheden zelf te doen, terwijl je boekhouding misschien beter kunt overlaten aan een professional.
Daarnaast speelt tijd een cruciale rol. Ondernemers hebben vaak een druk schema en het kan efficiënter zijn om repetitieve of tijdrovende taken uit te besteden, zodat jij je kunt richten op strategische beslissingen en de groei van je bedrijf. Denk hierbij aan administratieve taken, IT-ondersteuning of klantenservice. Een andere overweging is de kosten-batenanalyse. Het inhuren van experts kan duurder lijken, maar dit kan je op de lange termijn geld besparen door efficiëntere processen en minder fouten. Bovendien kan het je bedrijf een professionele uitstraling geven, wat weer kan bijdragen aan klanttevredenheid en vertrouwen. Tot slot is flexibiliteit een belangrijke factor. Door sommige taken uit te besteden, kun je snel inspelen op veranderingen zonder te hoeven investeren in extra personeel of training.
Een uitstekende manier om je bedrijf een professionele uitstraling te geven, snel meer andere ondernemers te leren kennen én werk en privé beter te scheiden, bestaat uit het samenwerken met anderen op een daarvoor geschikte locatie. Dit wordt ook wel coworking genoemd en dit fenomeen is de afgelopen jaren ontzettend populair aan het worden. Ondernemers kampen vaak met gevoelens van isolement, een tekort aan motivatie en inspiratie en een algeheel gebrek aan tijd om te netwerken. Door werken en netwerken te combineren, kun je veel tijdwinst maken en tegelijkertijd je bedrijf onder de aandacht van anderen te brengen. De kans dat je hierdoor iemand ontmoet die taken voor je kan oppakken is ook erg groot, waardoor je ook minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar een passende derde partij.
Easystart Office biedt op verschillende centraal gelegen plekken in Amsterdam en Rotterdam coworking spaces aan. Deze locaties doen ook dienst als zakelijke registratieadressen voor je bedrijf, waarmee je je onderneming officieel bij de kamer van Koophandel (KvK) in kunt schrijven. Hierdoor geniet je meteen van meer privacy, omdat je woonadres niet zichtbaar is voor anderen op de website van de KvK.
Enkele voordelen van het gebruik maken van onze diensten:
Wil je graag werkzaamheden uitbesteden, omdat je merkt dat je te weinig tijd hebt voor je standaard werkzaamheden? Of wil je graag andere ondernemers leren kennen, om je zakelijke netwerk uit te breiden? Kom dan zeker eens een keer op proef bij ons werken. Onze enthousiaste medewerkers laten je dan de locatie zien waar je wilt werken en helpen je met al je vragen. Wil je liever eerst persoonlijk advies? Neem dan meteen contact met ons op, wij helpen je graag direct verder.
