Updated on 4 december 2023
Anonimiteit wordt in onze maatschappij een steeds belangrijker item, voornamelijk door de verregaande en nochtans steeds sneller toenemende digitalisering. Vroeger konden mensen je in principe alleen vinden via het papieren telefoonboek en de gouden gids, wanneer je je onderneming daarin had geregistreerd. Internet bestond immers nog niet, dus men was aangewezen op deze bronnen. Sinds de komst van internet is dit allemaal diametraal veranderd natuurlijk. Iedereen kan nu alles over jou als persoon opzoeken, indien je actief bent op sociale media en andere websites die gegevens over jou opslaan. Hetzelfde geldt in feite voor ondernemers, want de meeste ondernemers zijn uit noodzaak ook online actief. Hoewel je nog steeds aan klanten kunt komen via reguliere methoden zoals acquisitie, flyeren en mond-tot-mondreclame, is internet inmiddels het meest voor de hand liggende platform voor dit doeleind. Daarom is er ook steeds meer aandacht voor privacy en anonimiteit, zowel voor natuurlijke personen als rechtspersonen. Niet alleen omdat je zelf allicht niet alles wilt delen met anderen, maar ook omdat er individuen en bedrijven bestaan die op illegale wijze misbruik willen maken van persoonlijke en zakelijke data van derden. Je kunt derhalve op meerdere manieren je data én jezelf beschermen, in dit artikel lichten wij toe hoe je dit precies kunt doen.
Voordat we over de risico’s van het internet beginnen, willen we allereerst toelichten waarom het van belang is dat je als ondernemer een duidelijke afbakening creëert tussen enerzijds je privéleven en anderzijds je zakelijke activiteiten. Wanneer je een functie hebt bij een werkgever, dan is het meestal zo dat je na werktijd alle tijd voor je gezin hebt. Bepaalde functies zijn hierbij even buiten beschouwing gelaten, zoals functies met een achterwacht of jobs waarin je buiten werktijd bereikbaar dient te zijn. Maar over het algemeen werk je een vast aantal uur per dan en de rest van de tijd is voor je privéleven. Welnu, vrijwel elke ondernemer zal je vertellen hoe lastig het is om deze scheiding in stand te houden, nadat je een bedrijf bent begonnen! Je werkt immers niet meer voor een ander, maar voor jezelf, waardoor je vanaf dat moment 100% verantwoordelijk bent voor alles dat met jouw bedrijf gebeurt. Ontvang je om 01:00 ’s nachts een mail? Genoeg ondernemers die deze mail beantwoorden. Heb je een project dat belangrijk is voor het succes van je onderneming? Dan is de kans erg groot, dat je (een deel van) je privéleven tijdelijk opgeeft, om dit project met goed gevolg af te ronden.
Met andere woorden; ondernemers zijn in veel gevallen workaholics en weten daardoor soms niet meer zo goed, waar de scheiding tussen werk en privé ligt. Als je alleenstaand bent, dan is dit over het algemeen niet zo’n probleem, je slokt dan namelijk alleen maar je eigen tijd op. Heb je echter een partner, of zelfs een gezin met kinderen en/of huisdieren? Dan zullen vooral zij er na verloop van tijd onder lijden, als jij continu alleen maar aan je bedrijf denkt. Bezien vanuit dit licht, is het verstandig om bepaalde afbakeningen te maken rondom je werkzaamheden. Denk aan vaste werktijden en een vaste werkplek. Iets dat ondernemers ook erg veel helpt, is een afwijkend zakelijk adres. Wanneer je je bedrijf op je privéadres inschrijft, dan ontvang je immers ook de zakelijke post aan huis. Door een ander registratieadres te gebruiken, creëer je als vanzelf al een duidelijke afbakening tussen werk en privé. Een bijkomend groot voordeel hiervan is, dat jouw zakelijke adres bij de Kamer van Koophandel (KvK) ook verandert, waardoor derden niet meer je huisadres zomaar kunnen opzoeken. Zo speelt de behoefte aan een solide scheiding tussen werk en privé ook een grote rol bij het beheren van je privacy. Je gezin zal je ook dankbaar zijn hiervoor, omdat zij op deze manier niet meer automatisch bij het bedrijf worden betrokken.
Het voorbeeld dat we hiervoor noemden, is één van de manieren waarop derden aan privégegevens van jou en je gezin kunnen komen. Als jouw bedrijf op je woonadres is geregistreerd bij de KvK, dan kunnen anderen dat gemakkelijk inzien op de website van de KvK. Daarnaast gebruiken alle andere instanties ook hetzelfde adres, dus ook bedrijven die reclame naar jou willen sturen. Wij raden daarom aan om eigenlijk altijd over een afwijkend zakelijk adres te beschikken, zodat je privéleven niet gekoppeld is aan je zakelijke leven. Wanneer je een website maakt en via sociale media hiernaartoe doorlinkt, is het ook gunstiger wanneer het vermelde adres een zakelijk adres betreft. Data is overal aanwezig op het web en het is bijna ongelofelijk, hoeveel anderen over jou te weten kunnen komen als ze echt naar bepaalde gegevens op zoek gaan. Door op zakelijke websites gegevens te delen over je privébestaan, is het risico groter dat ongewenste personen deze data in handen krijgen. Beperk je privédata dus tot persoonlijke sociale media en andere platforms waar je actief bent, maar wees ook in deze gevallen voorzichtig. Ons devies luidt: deel alleen wat je echt wilt delen, want anderen kunnen alles over je vinden. Zo min mogelijk informatie uit handen geven blijft het beste advies.
Naast het beschermen en waarborgen van je persoonlijk bestaan, is het ook belangrijk om een inschatting te maken in hoeverre jouw beroep een risico vormt op eventueel ongewenst gedrag vanuit klanten en derden. Sommige beroepen zijn hier nu eenmaal een stuk gevoeliger voor. Ben je de eigenaar van een webshop en gaat het wel eens fout met leveringen, houd er dan rekening mee dat de kans op boze klanten aanwezig is. Kunnen zij vervolgens via jouw webshop jouw adres opzoeken, of andere zaken zoals je telefoonnummer en gegevens over je gezin? Dan riskeer je een vervelende situatie, die je liever afgescheiden van je privéleven houdt. Hetzelfde geldt voor functies zoals psycholoog, deurwaarder, reclassering, rechters enzovoorts. Veel werknemers binnen deze beroepsgroepen hebben niet eens persoonlijke sociale media, simpelweg om hun anonimiteit te bewaken. Indien je op zakelijk niveau op de één of andere manier gevaar kunt lopen, zorg er dan voor dat je privéleven in het geheel niet te herleiden is tot je zakelijke activiteiten. Zo onderschep je een hele hoop risico’s en kun je met een gerust gevoel in je eigen woning zitten en jouw eventuele gezin met jou.
Zoals we hierboven reeds hebben beschreven, is het belangrijk om zo min mogelijk data met anderen te delen, zowel op persoonlijk al professioneel vlak. Houd je sociale media dus zoveel mogelijk sober en beknopt en verwijs het liefst niet van persoonlijke profielen naar zakelijke profielen en andersom. Wees ook kritisch aangaande de media die je gebruikt, het beste kun je alleen gebruik maken van media en apps waar je écht wat aan hebt. Sociale media blijkt behoorlijk schadelijk te zijn, indien je veel van je tijd er aan spendeert. Het kan ervoor zorgen dat je te ver van de realiteit af gaat staan, zeker wanneer je vele uren per dag achter je scherm zit. Gebruik het dus verstandig en met mate. Hoe meer je namelijk deelt via sociale media, hoe meer derden over jou kunnen vinden. Noteer ook geen gevoelige informatie op het internet en houd zoveel mogelijk voor jezelf, inclusief foto’s van je kinderen, bekenden etc. Vooral wanneer je een beroep uitoefent dat als gevoelig kan worden beschouwd. Veruit de meest gemakkelijke en effectieve manier om je privacy als ondernemer te beschermen, is door een duidelijke lijn te trekken tussen werk en privé, zoals we hierboven reeds hebben beschreven. Een zakelijk registratieadres is dan in feite de eerste stap. Niet iedereen heeft het financiële vermogen om een complete kantoorruimte te huren, waardoor het tot kort geleden lastig was om je bedrijf van je privésituatie weg te trekken. Gelukkig kun je nu bij diverse bedrijven een adres huren op maandelijkse basis, waardoor je je gezinssituatie geheel privé kunt houden.
Naast het feit dat je van meer privacy geniet met een zakelijk registratieadres, zijn er nog enkele andere voordelen te benoemen die samengaan met een zakelijk adres. Een praktisch voordeel is het feit, dat je zakelijke post vanaf dat moment niet meer op je privéadres wordt bezorgd. Easystart Office gaat trouwens nog een stapje verder: wij bieden al onze klanten een post scanservice aan. Al je zakelijk post wordt door ons digitaal gescand en opgeslagen, zodat je er te allen tijde bij kunt. Dit scheelt jou als ondernemer weer administratieve werkzaamheden. Voorts is een zakelijk registratieadres doorgaans enorm goed voor je bedrijfsimago, zeker als je privé gevestigd bent in een relatief onbekende gemeente. Bedrijven die gevestigd zijn in grote steden met internationale bekendheid doen het bewezen beter, dan bedrijven gevestigd in onbekende gemeenten. Mensen zijn nu eenmaal eerder geneigd iemand te vertrouwen, wanneer de vestigingsplaats een bekende locatie is. Dit duidde eerdaags namelijk op een zekere mate van status en succes, want niet iedereen is in staat om een kantoorpand in een grote stad te betalen. Wanneer je zaken doet met buitenlandse klanten en ondernemers, zullen zij je veel sneller serieus nemen vanwege de professionele uitstraling van je zakelijke bedrijfsadres. Het komt niet zelden voor, dat het aantal klanten en opdrachten stijgt als gevolg van de adreswijziging, een dubbele winst zou je kunnen zeggen.
Zowel Amsterdam als Rotterdam zijn internationaal bekend, Rotterdam vooral vanwege het feit dat deze stad de grootste haven van Europa huisvest. Amsterdam is natuurlijk de hoofdstad van Nederland en behoeft geen verdere uitleg: waar je ook komt ter wereld, iedereen kent Amsterdam. Wanneer je op zoek bent naar een zakelijk registratieadres met internationale allure, dan zit je in één van deze twee steden altijd goed. Easystart Office biedt in beide steden meerdere interessante en goed bereikbare locaties aan, waar tevens geheel ingerichte kantoorpanden zijn gerealiseerd met alle benodigde faciliteiten. Wij bieden namelijk niet alleen zakelijke bedrijfsadressen aan, maar ook meerdere coworking spaces. Wil je als ondernemer je privacy verbeteren, maar ook andere ondernemers ontmoeten? Dan kun je een abonnement nemen waarbij je je registratieadres wijzigt en tegelijkertijd kunt komen flexwerken. Natuurlijk is het ook mogelijk, om enkel een zakelijk bedrijfsadres bij ons af te nemen. Informeer zeker eens vrijblijvend naar de mogelijkheden, ons team helpt je graag verder. De abonnementen zijn allemaal flexibel af te sluiten, hetgeen inhoudt dat je maandelijks op kunt zeggen om welke reden dan ook – zo zit je nooit onnodig ergens lang aan vast. Neem snel eens contact op voor meer informatie, of een heldere offerte op maat voor jouw onderneming.
