Updated on 17 september 2024
Als zelfstandig ondernemer kan het soms lastig zijn om gestructureerd te werken. Dit geldt vooral voor ZZP’ers en entrepreneurs die niet vanuit kantoor werkzaam zijn. Je hoeft immers niet dagelijks van 9 tot 5 ergens te verschijnen, waardoor je werk veelal samenvalt met andere dagelijkse taken en bezigheden. Dit kan tot frustratie en werkontwijking leiden, zeker als je normaliter de neiging hebt om zaken uit te stellen. Gelukkig zijn er tegenwoordig vele soorten hulpmiddelen die je kunt toepassen, om gedisciplineerder aan de slag te kunnen gaan. Eén daarvan betreft de zogeheten ‘pomodoro methode’. Deze methode is in feite niets anders dan een verzameling van apps, die je in staat stellen geconcentreerd te werken gedurende een van tevoren bepaald tijdsbestek. In dit artikel leggen we uit wat deze methode precies inhoudt, hoe je dit het beste voor jezelf kunt toepassen en op welke wijze je effectief gebruik kunt maken van de methode, wanneer je samen met anderen in een ruimte werkt.
Ken je dat gevoel? Je hebt meerdere deadlines, maar je moet ook nog boodschappen doen, je telefoon blijft maar seinen en je hebt ook je administratie nog niet gedaan. Help! Doordat de hoeveelheid aan taken je stress oplevert, kun je al snel neigen naar het uitvoeren van nutteloze handelingen, zoals rondjes lopen en continu koffie of thee pakken. Je bent jezelf als het ware aan het afleiden, omdat dat eigenlijk ook een heel normaal proces van je lichaam is wanneer je stress ervaart. Maar je helpt jezelf natuurlijk niet op deze manier, want alle taken die je in de planning hebt staan, blijven daar ook gewoon open staan tot je ze daadwerkelijk uitvoert. Het is dus zaak, om jezelf er toe te zetten om gestructureerd en rustig je taken af te ronden. Zonder stress en haast. De pomodoro methode kan je hier uitstekend mee helpen. Deze techniek kan je onder meer helpen om:
Klinkt goed, toch? Het leuke is, dat je er vrijwel niets voor nodig hebt. De methode zelf is trouwens al ontwikkeld in de jaren 80, door de Italiaanse Francesco Cirillo. Deze meneer merkte dat hij continu niets af kreeg, doordat hij vaak last had van afleiding en mensen die telkens vragen aan hem bleven stellen. Hij raakte zo gefrustreerd, dat hij besloot om zichzelf als het ware opnieuw op te voeden. Hij pakte hiertoe een kookwekker, die toevallig de vorm had van een tomaat. Zodoende is ook de naam van de methode ontstaan. Deze zette hij op 25 minuten, precies de juiste hoeveelheid tijd om een belangrijke taak af te krijgen. Hierna nam hij even rust, alvorens weer verder te gaan aan een taak. Dit werkte uitstekend, want door de kleine pauze kreeg hij weer energie voor de volgende taak. Een andere fijne bijkomstigheid van de methode was, dat anderen hem ook met rust lieten, wanneer de wekker aanstond. En zo was de methode geboren! De methode heeft vooral in het laatste decennium enorm aan populariteit gewonnen, vooral ook onder ondernemers. Inmiddels gebruiken miljoenen mensen wereldwijd de techniek en met veel succes.
Zoals we hierboven al hebben geschetst, heb je niet veel nodig om gebruik te maken van deze techniek. Je kunt net zoals Francesco Cirillo een kookwekker gebruiken, maar veel mensen maken tegenwoordig gebruik van een app op hun telefoon. Er zijn meerdere varianten van de app, verkrijgbaar voor elke smartphone. Daarnaast is het ook belangrijk, dat je voor jezelf inzichtelijk maakt welke taken je af moet ronden op een willekeurige dag. We hebben de methode derhalve hieronder uiteen gezet in enkele simpele stappen.
Om te beginnen is het belangrijk, om echt ál je taken op papier te zetten. Dus alles dat in je hoofd rondspookt. Waarom? Omdat je op deze manier de gedachten uit je hoofd helder opschrijft, waardoor je weer ruimte krijgt om rustig na te denken. Dit vermindert aanzienlijk de stress en haast die je voelt, vooral als je één of meerdere deadlines hebt. Hier kun je dus best de tijd voor nemen, het beste is om dit elke week aan het begin van je werkzaamheden te doen. Daarna verdeel je de taken over een dagelijkse takenlijst. Zet de meest prangende taken bovenaan, opdat je die het eerste af hebt. De minst belangrijke taken kun je het beste onderaan zetten. Heb je dit gedaan? Dan kun je beginnen.
Ga ervoor zitten, zet de timer aan en begin aan de taak die bovenaan je takenlijst staat. Het belangrijkste is, om je strikt aan de wekker te houden en alle afleidingen te negeren. Dit zal, vooral aan het begin, lastig zijn. Het lijkt een beetje op meditatie: je dient namelijk alle andere gedachten uit je hoofd te weren, zodat je je volledig kunt concentreren op je huidige taak. Wanneer je je kunt concentreren, dan zal je werk ook stukken beter en efficiënter gaan. Je dient echt alles op alles te zetten, om deze taak in 25 minuten te volbrengen. Duurt de taak bovenaan je lijst langer dan 25 minuten? Zorg er dan voor, dat je in die 25 minuten enkel en alleen aan de taak bezig bent. Je zult hoogstwaarschijnlijk verbaasd zijn als de 25 minuten voorbij zijn, omdat je in één keer veel meer werk hebt gedaan, dan je van tevoren verwachtte. Dit is de magie van concentratie!
Nadat je aan een taak hebt gewerkt, is het belangrijk om 5 minuten pauze te nemen. De meeste pomodoro apps doen dit overigens vanzelf. Dit is van waarde, omdat je je hersenen dan even de mogelijkheid tot uitrusten geeft. Concentratie kan niet eeuwig duren, we zullen later in dit artikel ook aandacht besteden aan hoe je kunt merken dat je concentratie minder wordt, of zelfs helemaal wegvalt. Je brein wordt dan als het ware gereset, zodat je weer met enthousiasme en energie aan de volgende pomodoro kunt beginnen. Op dit moment kun je ook je eerste taak afvinken (als je die af hebt): dit veroorzaakt dat er dopamine wordt vrijgegeven. Dopamine is een soort boodschappertje in de hersenen, waardoor je zenuwcellen in staat zijn om met elkaar te communiceren. Je krijgt er energie en een opkikker van, hetgeen teweeg brengt dat je met meer zin aan je volgende taak begint. Daarnaast werkt het als een soort beloningssysteem, dit zorgt er weer voor dat je je goed voelt over het volbrengen van je taak. Het beste is als je zo doorgaat, totdat je in totaal 4 sessies van 25 minuten hebt afgerond. Dan heb je in totaal 2 uur geconcentreerd gewerkt.
Heb je een hele rits van 4 pomodoro’s afgerond? Dan is het tijd om een grote pauze te nemen. Wanneer je op kantoor werkt, dan is het reguliere ritme ook zo ingericht, dan je na ca. elke 2 uur werken een pauze neemt. Een lange pauze kan 15 tot 30 minuten duren, afhankelijk van je keuze. Je kunt dan even wat eten, een frisse wandeling maken, een spelletje spelen op je telefoon, met iemand kletsen of iets anders doen waar je rust bij ervaart. Dit is enorm belangrijk, want te hard en lang geconcentreerd werken is ook niet goed voor je brein. Het raakt dan overbelast. Op de lange termijn kan dit negatieve consequenties hebben, zoals overspannenheid en burn-out. Als je weer helemaal opgeladen bent, kun je vervolgens weer verder met je taken. Het ligt er natuurlijk aan hoeveel uren je werkt als ondernemer, wanneer je bepaalt hoeveel pomodoro’s je per dag doet. Je kunt ook niet al je werkzaamheden in een pomodoro kwijt, dus aan het begin zal het een beetje passen en meten zijn. Maar met wat oefening zit je zo in het ritme en zul je versteld staan van de enorme hoeveelheid werk die je af kunt leveren in een relatief kort tijdsbestek.
Een standaard pomodoro bevat 25 minuten, maar je kunt dit zelf goed aanpassen indien je dit wilt. Het is aan te raden om minimaal 20 minuten te werken, omdat je anders iets te snel uit je concentratie wordt gehaald. Daarentegen is langer dan 40 minuten niet aan te raden, dan kun je juist weer moe worden en geen energie hebben voor meerdere pomodoro’s. Het systeem zit redelijk ingenieus in elkaar, omdat de afwisseling van werken en pauze voortstuwend werkt. Het beste is als je in de eerste week voor jezelf bepaalt wat jij het fijnst vindt werken. Sommige mensen werken liever iets langer dan 25 minuten, anderen liever korter en weer anderen vinden de reguliere 25 minuten perfect. Probeer op signalen te letten dat je concentratie echt aan het wegvallen is. Bijvoorbeeld wanneer je voor je uit gaat staren, of even niet zo helder meer kunt nadenken. Dat zijn goede signalen, dat je beter even die pauze kunt nemen.
Naast het toepassen van de pomodoro methode, is het ook van belang om te achterhalen waar je het prettigst kunt werken. Veel ondernemers werken thuis, maar dit kan lastig zijn als er veel afleiding in de buurt is zoals een televisie of radio die aan staat, of kinderen die thuis zijn. Indien je echt nergens anders dan thuis kunt werken, probeer je werk dan zo te plannen, dat de afleiding minimaal is. Als je een extra kamer hebt in je woning, dan kun je hier een klein kantoortje van maken en aan je gezin laten weten dat je graag alleen wilt zijn, wanneer je geconcentreerd aan het werk bent. Schaam je hier vooral niet voor, je brengt immers ook geld in het spreekwoordelijke laatje. Daarnaast zijn er andere opties die je kunt overwegen, zoals publieke ruimten. De plaatselijke bibliotheek kan ideaal zijn, of een rustig café. Een alternatieve oplossing biedt een coworking locatie. Deze zijn speciaal ingericht voor ondernemers en (soms ook) werknemers, die anderzijds geen kantoorpand tot hun beschikking hebben. Op een coworking locatie kun je met anderen werken, terwijl je gewoon je eigen werkzaamheden uitvoert. Vooral voor ZZP’ers en kleine ondernemers is dit een ideale optie, omdat je kunt netwerken met gelijkgestemden en zo nieuwe klanten en zakenpartners kunt ontmoeten.
Vind je het fijn om juist in wat meer drukke ruimten en gelegenheden te werken? Dan kan dat ook prima met de pomodoro methode, alleen zul je dan wel wat kleine aanpassingen moeten doen. Tenzij je nooit last hebt van omgevingsgeluiden; dan kun je gewoon direct aan de slag. Ervaar je wel last van anderen of omgevingsgeluiden? Dan kan een goede koptelefoon uitkomst bieden. Tegenwoordig kun je diverse geluiddempende koptelefoons kopen, waarmee je een rustig muziekje kunt afspelen dat jou helpt met je concentratie. Zo filter je alle ongewenste geluiden uit de omgeving. Ook kun je aan anderen laten weten dat je bezig bent, zodat ze jou in ieder geval niet lastig vallen. Dan hoor je wel geluiden, maar weet je zelf dat je er niet op hoeft te reageren. Ook dat kan een goede oplossing zijn. Op de meeste coworking locaties kun je voorts kiezen uit stilteruimten, of een klein eigen kantoortje nemen voor de dag. Ook dan kun je in alle rust en stilte aan de slag.
Bij Easystart Office kun je op meerdere locaties in Amsterdam en Rotterdam direct aan de slag. Wij bieden flexibele maandabonnementen, die je op elk gewenst moment op kunt zeggen. Onze locaties beschikken over diverse soorten ruimten: je kunt dus ook gemakkelijk een kantoortje pakken waar niemand zit. Indien je geen moeite hebt met mensen om je heen, kun je gezellig plaatsnemen in een algemene ruimte. Omdat bij ons vooral ondernemers komen, kun je gerust aangeven wanneer je even afgezonderd wilt werken. Iedereen die aanwezig is, zal dat direct begrijpen. En als je pauze hebt, kun je met andere collega-ondernemers praten en netwerken. Wil je graag een keer komen kijken op één van onze locaties? Neem dan meteen contact op met het team van Easystart Office, wij leggen je graag alles uit over onze dienstverlening.
