Updated on 27 augustus 2023
Een vraag die wij vaak krijgen voorgeschoteld, is hoe het registratieproces bij de Kamer van Koophandel (KvK) precies verloopt. Aangezien wij onder meer zakelijke registratieadressen aanbieden, zijn wij daardoor vaak betrokken bij het wijzigen dan wel aanvragen van bedrijfsgegevens in het handelsregister door ondernemers, die hun bedrijf op één van onze adressen willen inschrijven. Het proces is over het algemeen erg simpel, maar het treft doorgaans wel wat voorbereiding. Dit is onafhankelijk van het feit, of je nu al een bedrijf bezit, of niet. Het hangt af van wat je precies wilt wijzigen of opzetten, hoeveel documenten en informatie je zult moeten verzamelen en hoeveel tijd er voor nodig is. Soms zijn er ook derde partijen bij betrokken, zoals een notaris, wanneer je een onderneming met rechtspersoonlijkheid wilt inschrijven. Je zult er in ieder geval voor moeten zorgen, dat alle benodigde informatie correct wordt aangeleverd, want dan verloopt het proces het snelst. In dit artikel leggen wij daarom meer uit over de inschrijf- en wijzigingsprocedures bij de KvK, hoe je de juiste informatie kunt verzamelen en waar je verder nog aan dient te denken. Ook leggen wij meteen uit, hoe je je bedrijf op een zakelijk registratieadres kunt inschrijven.
Eén van de eerste zaken waar je aan dient te denken wanneer je een bedrijf inschrijft, is hoe je de onderneming zelf wilt vormgeven. In de meeste gevallen kiezen ondernemers voor een eenmanszaak of een besloten vennootschap (BV), maar hier kan ook van worden afgeweken. Vennootschappen onder firma (VOF) komen bijvoorbeeld ook nog voor, evenals naamloze vennootschappen (NV), stichtingen en verenigingen. Ondernemingsvormen zijn op te delen in ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid (VOF, CV en eenmanszaak) en ondernemingen met rechtspersoonlijkheid (BV, NV, stichting, coöperatie, vereniging en onderlinge waarborgmaatschappij). Houdt in je achterhoofd, dat je een onderneming met rechtspersoonlijkheid eerst officieel bij een notaris moet oprichten, alvorens je een afspraak maakt bij de KvK. Om de juiste rechtsvorm te kiezen, dien je te kijken naar zaken zoals de verwachte omzet gedurende de eerste paar jaar, het aantal eigenaren of aandeelhouders en welke rechtsvorm het beste bij je onderneming en de branche waarin je wilt opereren past. Indien je hier niet helemaal uitkomt, raden wij je aan om op deze pagina van de KvK te kijken voor uitgebreide informatie. Daar kun je veel lezen over alle rechtsvormen, zodat je een goede afweging voor jezelf kunt maken.
Naast het kiezen van een rechtsvorm, dien je uiteraard ook diverse andere afwegingen te maken. Wat voor soort bedrijf wil je starten? Ga je dit alleen doen, of met (enkele) anderen? Binnen welke markt wil je jezelf positioneren? Ga je enkel in Nederland zaken doen, of wil je ook internationaal actief worden? Heb je al een naam, logo en huisstijl, of moet je dit nog verzinnen? Het is erg belangrijk dat je zelf weet wat je corebusiness is, zodat je de juiste keuzes kunt maken. Heb je al potentiële afnemers en leveranciers, of moet je hier nog naar op zoek? Waar wil je jezelf vestigen? Het vestigingsadres van je bedrijf is overigens een zeer belangrijk onderdeel, hier komen we later nog op terug. In dit stadium is het vooral van belang, dat je een imago creëert voor je bedrijf waarmee je naar buiten kunt treden. Wij raden aan om een business plan op te stellen, waarin in elk geval de volgende onderwerpen worden behandeld:
Zoals je ziet, vergt het opstarten van een onderneming de nodige voorbereiding. Dit is ook absoluut noodzakelijk, want alleen met een concreet plan kun je verdere stappen zetten. Je zult ook moeten bekijken, of je vergunningen nodig hebt. Dit soort zaken komt allemaal in je business plan aan bod, zodat je voor jezelf helder op papier hebt wat precies je doelstellingen en ambities zijn. Ook handig om te weten: met een business plan vergroot je aanzienlijk je kansen op een financiering door investeerders.
Zoals we hierboven al kort hebben vermeld, is het wijs om goed na te denken over het registratieadres van je bedrijf. Veel ondernemers kiezen in eerste instantie ervoor, om een bedrijf op hun privéadres in te schrijven. Hier kunnen echter de nodige nadelen aan kleven. Wil je bijvoorbeeld internationaal zaken doen? Dan is een huisadres over het algemeen af te raden als zakelijk vestigingsadres, tenzij je in een grote en bekende stad woont. Mensen in het buitenland kennen doorgaans enkel grote steden in andere landen en koppelen daar bepaalde ideeën aan. Als jouw onderneming in Amsterdam is geregistreerd, dan zullen veel klanten en derden vaak denken, dat je reeds succesvol bent. Dit is uitermate gunstig voor het professionele imago van je bedrijf. Bovendien kun je werk en privé veel beter scheiden, wanneer je bedrijf op een andere locatie is ingeschreven, dan je privéadres. Thuiswerken heeft voordelen, maar het kan in veel gevallen ook erg lastig zijn om geconcentreerd te werken als het thuis een drukke bedoening is. Ook dient te worden aangehaald, dat sommige beroepsgroepen gebaat zijn bij een zekere mate van anonimiteit en privacy. Soms wil je liever niet, dat klanten je thuis kunnen opzoeken. Daarom kan een zakelijk registratieadres op een andere locatie een goed alternatief zijn. Verder kan nog worden aangevoerd, dat een locatie in of nabij een grote stad lucratief is wanneer je goederen wilt importeren, exporteren of transporteren. Dit kan je veel tijd en moeite schelen. Denk hier dus vooral rustig over na, voordat je de stap zet om je bedrijf daadwerkelijk in te schrijven.
Een standaard dienst die wij aanbieden, is de mogelijkheid om je bedrijf op één van onze zakelijke registratieadressen in te schrijven bij de KvK. Wij beschikken inmiddels over meerdere moderne en compleet gefaciliteerde panden in Rotterdam en Amsterdam. Deze panden doen tevens dienst als coworking spaces, hetgeen betekent dat je als ondernemer welkom bent om bij ons op kantoor te komen werken. Vooral voor startende ondernemers kan dit een zeer interessante optie zijn, omdat je op die manier sneller in contact komt met andere ondernemers en mensen, die allicht iets voor jou en je bedrijf kunnen betekenen. Ook kun je op een professioneel ingerichte locatie komen werken, iets dat een positieve invloed kan hebben op je concentratie en discipline. Zoals we eerder al hebben vermeld, kampen veel zelfstandig ondernemers met concentratieproblematiek en een te grote hoeveelheid afleiding, wanneer ze thuis werken. Door in een zakelijke setting aan je bedrijf te werken, vang je deze hindernissen automatisch op. Uiteraard ben je niet verplicht om op locatie te werken! Je kunt ook enkel kiezen voor een registratieadres, zodat het adres bij de KvK niet je huisadres is. Je kunt zelfs één van onze adressen alleen gebruiken als postadres. In deze gevallen wordt al je zakelijke post door ons gescand en digitaal opgeslagen, zodat je in ieder geval kunt spreken van een basis scheiding tussen werk en privé. Welke optie voor jou het beste uitpakt, ligt vooral aan je bedrijfskeuze en je doelen en ambities.
Wanneer je alle bovenstaande punten hebt doorlopen, dan kun je je bedrijf daadwerkelijk inschrijven bij de KvK. Je hebt hiervoor altijd een geldig legitimatiebewijs nodig, alsook bepaalde gegevens van je bedrijf, zoals de bedrijfsactiviteiten. Je kunt hiervoor een afspraak maken online, waarna je de benodigde informatie aanlevert. Je krijgt dan direct een inschrijfnummer, evenals een btw-nummer van de belastingdienst. Daarmee kun je direct een bankrekening openen en eindelijk beginnen met je bedrijf. Wil je tussentijds iets wijzigen? Dan kan dat middels diverse wijzigingsformulieren. Als je bijvoorbeeld al een bedrijf hebt, maar alleen het vestigingsadres wilt wijzigen, dan is dat online mogelijk. Je hoeft hiervoor niet wederom fysiek bij de KvK aanwezig te zijn. Let wel goed op, want je zult dan ook extra documenten moeten meesturen, zoals een huurovereenkomst van een zakelijk adres. Wanneer je via Easystart Office een zakelijk registratieadres aanvraagt, dan zorgen wij ervoor dat je direct de juiste documenten van ons krijgt, welke je kunt gebruiken voor je wijzigingsverzoek.
Ben je voornemens om bij ons een zakelijk vestigingsadres aan te vragen? Dan zijn wij natuurlijk blij met jou als nieuwe ondernemer! Je zult ons dan op de hoogte moeten stellen van je aanvraag, dit kan digitaal en telefonisch. Wij nemen dan contact met je op, om de mogelijkheden door te nemen voor jouw onderneming. Indien je wilt, kun je ook een keer onze locaties komen bekijken, of zelfs een dag op proef komen werken. Coworking kan een leuke keuze zijn, vooral als je graag je bedrijf wilt uitbreiden, of je zakelijke netwerk wilt vergroten. Een bijkomend voordeel is dat je zakenpartners en klanten ook op kantoor kunt ontvangen, aangezien elke locatie beschikt over vergaderruimten die je kunt reserveren. Maak voor jezelf vooral duidelijk wat je precies wilt, wij staan vast voor je klaar om al je vragen omtrent onze dienstverlening te beantwoorden. Al onze abonnementen zijn flexibel opzegbaar, dus je zit nooit langdurig ergens aan vast.
